Le dossier de ce numéro 40 est consacré à l'intelligence artificielle dans les RH et plus particulièrement à la nécessité d'en encadrer les multiples usages. Nous vous présentons l'approche de quelques pays sur ce sujet et les démarches inspirantes qu'ils mettent en place.
Au-delà de l'actualité, vous découvrirez l'intrapreneuriat d'innovation à la Française des jeux ainsi que les nouvelles mesures pour l'attractivité et le bien-être des personnels de l'Union européenne.

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La rédaction de vision RH

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Alors que ses champs d’utilisation se diversifient et se multiplient, l’intelligence artificielle a déjà commencé à investir le domaine des RH et le secteur public n’est pas en reste. Employeur majeur, il se laisse convaincre par les nombreuses possibilités d’automatisation de certaines procédures et autres traitements analytiques de l’information.

Piloté par l‘Allemagne, un programme d’évaluation des impacts de l’IA sur les domaines que sont le travail, l’innovation, la productivité et les compétences a été lancé en 2020 par l‘OCDE (1). Son objectif est d’accompagner les administrations dans la gestion de la transition en veillant à une utilisation responsable et centrée sur l‘humain pour améliorer le bien-être individuel et sociétal.

En Belgique, les services fédéraux mènent une enquête auprès de leur personnel afin d’appréhender le niveau de déploiement de l’IA et les interrogations ou réticences qui persistent. Sur la base des résultats, des recommandations stratégiques doivent être formulées prochainement.

Optimiser la recherche de poste est devenu une réalité en Autriche. La bourse de l’emploi public s’est dotée d’une fonctionnalité (CV-parsing) qui vise à faciliter et à personnaliser cette démarche. Le CV téléchargé peut être analysé par un système qui en codifie et structure les éléments pour proposer les offres correspondant à ces critères. Il en résulte une sélection plus affinée mais aussi plus précise.

C’est dans une municipalité de Suède que le premier « recruteur virtuel » est devenu opérationnel à l’aune de la crise sanitaire. À Upplands-Bro, la principale qualité du robot Tengai, développé par l’université de Stockholm et une startup, est de mener des entretiens basés sur des données prétendant éliminer les biais inconscients en supprimant l’influence humaine.

Les SIRH de la Fonction publique vont aussi certainement s’inspirer de cette technologie. Un pays est déjà précurseur en ce sens : la Corée du Sud. E-Saram est bien plus qu’une application de gestion. Il contribue à mettre en œuvre la politique RH grâce à plusieurs modules d’aide à la décision. Les conseillers RH réalisent des simulations (définir les compétences prioritaires sur les postes dits en tension, modéliser les parcours professionnels pour assister l’orientation et la sélection de candidats ou encore organiser la transmission des savoirs en identifiant les binômes potentiels).

Une composante qu’il va falloir rapidement intégrer dans les formations dispensées aux agents et qui dépasse le cadre des seules compétences numériques car elle comporte une forte dimension éthique. Aux États-Unis, une certification IA sera délivrée aux personnels fédéraux qui auront suivi un cursus dédié et s’engageront à respecter strictement une charte de déontologie.

De nombreux projets - non sans controverse - commencent déjà à émerger. La communauté autonome d’Andalousie en Espagne veut, par exemple, mettre en place un « génôme du fonctionnaire ». Selon ses concepteurs, il s’agit de recueillir les commentaires publiés sur les réseaux sociaux pour « mieux cerner ses intérêts et donner l'accès à un poste où il s'adapte ». Il se heurte aux oppositions des organisations professionnelles.

Recourir aux nombreuses possibilités offertes par l’IA est donc une tendance qui s’affirme progressivement. Au Royaume-Uni, l’autorité de régulation chargée de la protection des droits a alerté le Civil service sur les risques, voire les dérives d’une automatisation intensive qui pourrait se généraliser. Les algorithmes sont le produit d’une programmation humaine et, à ce titre, ne garantissent ni l’égalité de traitement, ni la non-discrimination.

¹ 46 pays ont à ce jour approuvé la Recommandation du Conseil sur l’intelligence artificielle adoptée le 22 mai 2019.

Le nouveau Gouvernement a présenté les priorités qu’il a inscrites dans son traité de coalition. L’encadrement devra promouvoir une culture managériale et administrative moderne et apporter des solutions numériques. Les initiatives et l’engagement des employés devront être valorisés et récompensés. Principales mesures : la limitation de durée d’emploi pour motif budgétaire sera supprimée et les mobilités externes seront encouragées.

À l’occasion de la journée mondiale contre la corruption, l’organisation internationale a lancé son portail de l’intégrité. Fondé sur des sources de données primaires validées par les pays participants, il présente un ensemble d’indicateurs dont l’une des six catégories porte sur l'existence de garanties réglementaires, l'équité et l'ouverture ainsi que l'efficacité des mécanismes de surveillance et de recours dans les systèmes de GRH.

#GovBuysInnovation est une plateforme facilitant l’identification et la mise en œuvre de solutions innovantes pour les services publics fédéraux dans le cadre de leur laboratoire d’innovation Nido. L’approche choisie consiste à travailler par phase et prendre le temps d’expérimenter (principe d’itération). Elle vient d’être récompensée par un prix dans la catégorie « innovation dans l’administration publique » délivré par l’IEAP de Maastricht.

En quatre ans, le nombre d’apprentis a presque doublé dans la Fonction publique. Afin de poursuivre dans cette dynamique, de nouvelles mesures vont être mises en place début 2022. Une prime annuelle de 500 euros sera attribuée aux maîtres d’apprentissage et l’accès à l’emploi titulaire sera facilité - dans un premier temps - par l’adaptation des épreuves orales de concours pour permettre de mieux valoriser l‘expérience acquise.

Mis en place pendant la crise sanitaire, le programme d’intégration en ligne rencontre un grand succès auprès des intéressés et va être généralisé. Élaboré par l’unité de formation Campus sur la base de l’application FutureLearn et enrichi de commentaires libres rédigés par les personnels des services, il contribue notamment à l’acquisition de connaissances informelles qui aident à trouver sa place dans le nouvel environnement professionnel.

Parce qu’elles sont devenues indispensables pour mettre en œuvre les nombreux projets de transformation, les compétences dites numériques se structurent. Le Gouvernement a dévoilé son référentiel qui s’organise en six domaines : appropriation et information, communication et collaboration, création de contenus, sécurité, résolution de problèmes, innovation. Chacun d’eux se décline en trois niveaux (de base, intermédiaire et avancé).

C’est une démarche encore assez peu répandue : s’entretenir avec un agent qui choisit de quitter son poste afin d’en connaître toutes les raisons. L’Agence des employeurs publics veut sensibiliser sur cette thématique et propose un script permettant aux managers - et aux services RH - de les réaliser, puis d’analyser et de documenter les résultats. L’objectif visé est de mieux cerner les attentes et d’éviter les erreurs de recrutement.

Initié lors de la présidence portugaise du 1er semestre, un programme pilote visant à permettre aux cadres intermédiaires du secteur public de participer à un programme d'échange de développement du leadership a désormais pris forme. Des immersions favorisent l'échange d'informations, d'expériences et de bonnes pratiques. Cinq pays (Belgique, Espagne, France, Portugal et Slovénie) et l’Union européenne y participent.

Trouver et attirer certains profils spécifiques (tels que concepteur d’application ou analyste de la donnée) est un défi majeur pour les administrations auprès desquelles les experts en la matière ne postulent pas spontanément. Un nouveau site vient d’être lancé pour présenter les missions et projets dans le numérique de l’État et les offres d’emploi qui y sont associées.  Des témoignages illustrent la variété des métiers et secteurs d’activité.

Dans le cadre de la loi sur l’équité salariale, entrée en vigueur en août dernier, un processus de mise en œuvre sur trois ans a débuté. La Fonction publique va devoir constituer des comités ad hoc et élaborer ses plans d’action qui seront diffusés. Tout écart de revenu entre les emplois occupés principalement par des femmes ou par des hommes devra à terme être comblé systématiquement grâce à l’augmentation pour un travail de valeur égale.

Syndicats et administration se sont entendus sur les lignes directrices qui régiront les nouvelles formes de travail en situation normale. Elles stipulent les fondements en ce qui concerne le droit à la déconnexion, le droit à suivre une formation spécifique, le droit à la protection des données personnelles, l’exercice des relations syndicales, le régime des autorisations et absences ou encore le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Work-Life est une boite à outils destinée à l’encadrement afin de soutenir l‘engagement de leurs équipes. Largement inspirée des baromètres de satisfaction, elle fournit une première assistance sur la santé et le bien-être en milieu professionnel, les programmes de soutien aux personnels rencontrant des difficultés, l‘accès à la flexibilité du travail ou encore les mesures accordées aux aidants. Un réseau de conseillers QVT complète le dispositif.

Dynamiser les collectifs de travail et la performance de l’entreprise sont extrêmement dépendants de la capacité à innover.  Une démarche pour trouver de nouvelles idées qui engagent et impliquent les salariés.

Premier opérateur des jeux d’argent en France, le groupe FDJ a choisi d’en faire l’un des axes majeurs de sa stratégie de développement.

L’équipe transformation, en charge de l'expérience collaborateur, a lancé une initiative transverse et ouverte à tous. Pour ce faire ils ont mis en place 3 outils majeurs :

• un studio client en interne permet de révéler les éléments irritants (ce qui n’est pas toujours bien perçu ou qui va gêner les parcours). L’idée est d’aller vers une optimisation continue,

• le Lab’ inno met en contact les participants avec des startup (dans le cadre de plusieurs partenariats : Paris&Co (1), Techstars) afin de donner des réponses aux problématiques partagées,

• un espace collaboratif d’accélération de projets, aide les managers à résoudre leurs problématiques complexes (stratégiques ou organisationnelles).

Quatre facteurs de succès ont d’ores et déjà été identifiés : la constitution de petites équipes, un accompagnement méthodologique, la définition précise des objectifs, phases et ressources disponibles et un encadrement par un programme de mentorat externe afin de rencontrer des personnalités inspirantes.

¹ Agence de développement économique et d’innovation de Paris et de sa métropole.

En janvier 2022, la France va assurer - pour la 13e fois - la présidence du Conseil de l’Union européenne. Ses institutions emploient à ce jour un peu plus de 42 000 personnes (1) majoritairement sous statut, mais aussi sous contrat (23 %).

Si elle s’est fortement inspirée du modèle français (reposant sur la carrière), la Fonction publique européenne a connu plusieurs évolutions. La dernière, intervenue en 2014, a récemment fait l’objet d’une évaluation par la Cour des comptes qui note que - malgré les économies budgétaires réalisées - l’impact sur la gestion des ressources humaines reste mitigé.

La Commission a élaboré une nouvelle stratégie quinquennale définissant comment elle entend attirer, retenir et contribuer au développement du personnel et comment elle veut réunir les bonnes conditions pour un épanouissement professionnel.

Réduire fortement la durée des concours constituera le premier défi auquel va devoir s’atteler l’Office de sélection du personnel (EPSO). Mise en lumière par les auditeurs dans leur rapport, une procédure de recrutement spécifique va être introduite pour mieux cibler les candidats ayant des profils spécialisés.

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Deux unités de la DG HR sont particulièrement investies dans ce chantier de modernisation : « talent MANAGEMENT » et « fit@work ». Elles conduiront plusieurs actions prioritaires qui doivent contribuer à atteindre les objectifs fixés :

• un outil (pilote) de recherche « HR Search » va être déployé afin de permettre d’identifier rapidement les meilleurs profils pour des postes vacants,

• afin d’encourager la mobilité, l’offre de services « Career Guidance » va être renforcée. Une plateforme dédiée a été créée en 2020 et les conseillers en développement de carrière (CGO) vont bénéficier de nouvelles formations leur permettant de proposer un accompagnement personnalisé,

• pour mieux comprendre les cessations de fonction, les motifs connus seront analysés,

• faisant écho au déploiement massif du travail hybride, les programmes « fit@home » et « fit2lead » ont été initiés. Ils aident agents et managers à trouver leurs marques dans un contexte de nouvelles organisations,

• lutter contre l’isolement est essentiel. Une cellule d’écoute « HR Tele-Care » intervient en ce sens. Le « Buddy programme » propose la mise en relation avec un collègue (ou retraité) volontaire dans le but de tisser un lien de solidarité et d'assurer un suivi sur le long terme.

¹ Commission (incluant les agences), Conseil & Parlement. La France est en 3e position, proportionnellement dans les effectifs, derrière la Belgique et l'Italie.