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| Édito Mentor |
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Au terme de deux années d’ouverture, les travaux engagés sur la plateforme interministérielle Mentor permettent aujourd’hui d’offrir aux agents de la fonction publique d’État plus de 92 formations en libre accès et bien plus, en comptant les formations « métiers » proposées par leur ministère ou leur administration dans l’espace dédié correspondant. Pour cette deuxième année, notre souhait était d’évaluer la qualité des formations, tant sous l’angle des sciences cognitives et des sciences sociales que sous l’angle des contenus. Aussi, une enquête réalisée auprès des agents montre que 90% d’entre eux sont satisfaits et que 83% pensent pouvoir réinvestir les connaissances acquises dans leur activité professionnelle. Si l’objectif semble être atteint, l’audit réalisé sur un échantillon de formations a révélé des points d’attention et des leviers à actionner pour renforcer leur efficacité pédagogique. Au titre du déploiement de Mentor, il appartient de souligner l’arrivée du ministère des Armées, du ministère de l’Éducation Nationale et de la Jeunesse, du ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche mais également celui des Sports, des Jeux Olympiques et Paralympiques, élargissant le périmètre couvert par cet accès à plus de 700 000 agents. Côté plateforme, vous découvrirez dans cette newsletter les évolutions qui ont marqué la fin de l’année comme la bibliothèque de formation, levier de déploiement et de massification qui garantit aux acteurs de la formation une marge de manœuvre substantielle pour mettre en œuvre des formations conçues par d’autres. Citons également le nouvel outil de visualisation de données (reporting) qui va permettre aux organisations de générer des tableaux bord et des indicateurs concernant la mobilisation effective des formations par les agents. Enfin, vous retrouverez dans cette newsletter des gages encore plus précieux puisqu’il s’agit de deux témoignages de nos partenaires, l’un proposé par le Ministère de la Transition Écologique et de la Cohésion des Territoires (MTECT) et l’autre par la Direction Interministérielle de la Transformation Publique (DITP). Quand le premier déploie Mentor tout en renforçant son appareil de formation, la deuxième publie une formation - déjà très suivie - qui invite les agents publics à « travailler autrement ». Nous vous souhaitons une agréable lecture en attendant de vous retrouver sur Mentor ! |
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| Les apprenants sont-ils satisfaits de nos offres ? Découvrez les résultats de notre enquête ! | |||||
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Dans une perspective d’amélioration continue, le pôle Mentor a réalisé en automne dernier un état des lieux de la satisfaction des apprenants quant aux formations proposées dans l’offre. Pour ce faire, 30 formations ont été analysées, en s’appuyant sur les réponses des quiz d’évaluation remplis par les 1264 apprenants ayant suivi ces formations. Globalement, 90% des apprenants se déclarent satisfaits des formations proposées dans Mentor. Plus particulièrement :
Cette analyse quantitative a dans un second temps été doublée par une analyse qualitative, en s’appuyant cette fois-ci sur les verbatims extraits des mêmes quiz d’évaluation. Ces derniers ont permis de mettre en exergue deux sujets majeurs du programme Mentor à savoir l’ingénierie pédagogique des formations et l’expérience utilisateur & fonctionnalités relatives à la plateforme. Concernant les verbatims relatifs à l’ingénierie pédagogique, les apprenants ont principalement partagé leurs souhaits de se voir proposer des formations multimodales, incluant des mises en activités et ressources pédagogiques variées. Ces verbatims n’ont fait que confirmer la stratégie éditoriale insufflée dans le guide de référence pédagogique. Enfin, et concernant la plateforme de formation en tant que telle, plusieurs suggestions d’amélioration ont été partagées (navigation, design…). Ces dernières seront analysées en détail afin de les intégrer dans la mesure du possible dans les plus brefs délais. Une nouvelle enquête de satisfaction sera menée cette fin d’année afin d’établir un comparatif et déterminer si Mentor continue d’évoluer positivement et satisfaire l’ensemble de ses apprenants. |
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| Apprentissage et sciences cognitives : nos formations sont-elles adaptées au fonctionnement du cerveau humain ? | |||||
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Pour le savoir le pôle Mentor a décidé de faire appel aux sciences cognitives notamment pour réaliser un audit. C’est donc 6 formations sélectionnées dans notre offre qui ont été analysées par deux docteures en neurosciences dans le but d’en déterminer l’efficacité pédagogique. Cette analyse s’est appuyée sur deux catégories de facteurs de l’efficacité pédagogique :
Globalement, les formations analysées favorisent l’acquisition de nouvelles connaissances. Cependant elles peuvent parfois manquer de mises en activités permettant de vérifier et revalider l’apprentissage des apprenants. Parmi les préconisations citées dans le rapport d’audit, figurent la nécessité de :
La prise en compte du profil des apprenants est également soulignée dans le rapport. Elle peut se matérialiser par de véritables choix pédagogiques offerts aux apprenants pour leur permettre d’adapter leur parcours de formation en fonction des connaissances existantes. La mise en œuvre d’interactions sociales entre pairs ou avec des formateurs fait également partie des recommandations et constitue un levier significatif pour renforcer l’engagement et la motivation des apprenants à l’appui de leurs apprentissages. Ces recommandations entrent en résonance et viennent compléter les éléments déjà fournis dans la stratégie éditoriale et le guide de référence pédagogique, que nous vous invitons à relire si vous le souhaitez ! |
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| Lancement d’un parcours de formation aux usages numériques et produits collaboratifs SNAP | |||||
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La Direction interministérielle du numérique propose un parcours de formation composé de modules « produits numériques » et de modules « moments de vie au travail ». Les modules produits, forment à la prise en main et aux différentes fonctionnalités des produits collaboratifs. Les modules Resana, Webconf, AgentConnect et France Transfert et Osmose sont déjà en ligne et disponibles pour l’ensemble des agents. Les modules Webinaire, Osmose, Audioconf, Tchap, MAIA et la pastille SNAP, suivront d’ici l’été. Cette approche produit est complétée par des modules « moments de vie au travail », qui abordent des cas d’usages concrets du quotidien des agents, au travers de l’utilisation des produits numériques. Plusieurs thématiques seront traitées dont : l’organisation d’une réunion, le travail hors-bureau ou encore la production d’un document. Le parcours s’effectue 100% à distance ; les apprenants pourront se former sur les modules de leur choix, en autonomie, et dans l’ordre qui leur convient le mieux. Chaque module sera évalué par un quiz, donnant accès à un badge numérique attestant des nouveaux éléments de compétences développés. Les apprenants pourront le retrouver sur leur compte personnel Mentor. Cette formation a pour objectifs de faire découvrir les produits collaboratifs SNAP par une approche fonctionnelle et par l’usage, centrée sur les bonnes pratiques d’utilisation quotidiennes numériques. Ces modules inciteront notamment à mieux travailler de manière collective grâce aux produits mis à disposition des agents et d’accompagner dans le choix des produits en fonction des usages souhaités. |
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| Panorama sur le management | |||||
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Dans la dynamique de transformation de l’action publique, les pratiques managériales constituent un levier de modernisation des organisations. Les managers doivent avant tout posséder des capacités d’adaptation qui leur permettent de préparer le futur tout en gérant le quotidien. Le manager est donc invité à développer des savoir-faire spécifiques. Il doit notamment organiser un collectif de travail qui permette aux collaborateurs d’exprimer leurs capacités et de coopérer dans un climat de confiance. Mentor participe à la formation des managers en posture d’encadrement et d’accompagnement des personnels : évaluation professionnelle, accueil d’un nouvel agent, utilisation du CPF, télétravail et maternité. |
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| La maternité en milieu professionnel, un atout pour le management | |||||
 La maternité en milieu professionnel, un atout pour le managementAutoformation de 2h - IRA de Nantes L'objectif principal de ce parcours est de lutter contre des comportements discriminatoires à l’égard des femmes enceintes et de favoriser l’égalité femmes-hommes en milieu professionnel. Cette formation a plus spécifiquement pour missions de :
 Accompagner la mise en œuvre du télétravailAutoformation de 1h30 - PFRH Grand Est Cette formation permet de découvrir comment :
 Accueillir, intégrer et accompagner un nouvel agentAutoformation de 45min - DGAFP L'accueil d'un agent dans un service est une étape déterminante pour la réussite de sa prise de poste. En tant que Manager ou collègue, vous avez un rôle à jouer. Découvrez dans cette formation, les facteurs clés pour réussir cet accueil. Objectifs :
 Le CPF, un appui à ma posture de managerAutoformation de 1h - DGAFP En tant que manager, informez et accompagnez efficacement mes agents dans le cadre du CPF.
 Mener un entretien d’évaluation professionnelleAutoformation de 2h - DGAFP Apprenez à préparer et mener un entretien d'évaluation professionnelle en tant que manager. Dans cette formation, vous allez :
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| Les nouvelles fonctionnalités | |||||
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La bibliothèque de formations Le partage de formations pour une mise en œuvre contextualisée à chaque ministère est un enjeu fort au sein de la communauté Mentor. Dorénavant, les utilisateurs avec des rôles élevés (administrateurs, responsables de formation centraux, référents locaux de formation) ont accès à une bibliothèque de formations afin de partager leurs productions avec les autres partenaires dans leur espace dédié. Il s’agit de partager des modèles de formation (appelés gabarits) ou des formations davantage scénarisées, hybrides et multimodales qu’il est possible d’adapter à un public ou à des contraintes spécifiques. Afin de définir les critères et règles de partage dans cette bibliothèque, la stratégie éditoriale du programme Mentor sera bientôt mise à jour pour en tenir compte et formuler quelques bonnes pratiques à ce sujet. Lien vers la stratégie : https://www.fonction-publique.gouv.fr/toutes-les-publications/strategie-editoriale-du-programme-mentor Export PDF de l’offre de formation Il est désormais possible d’envoyer le descriptif des formations disponibles dans l’offre en format PDF. Cette fonctionnalité permet aux agents de les communiquer directement à leur supérieur hiérarchique, sans repasser nécessairement par la plateforme Mentor. Nouveau sommaire Toujours dans l’optique d’améliorer l’accessibilité numérique de Mentor, un nouveau sommaire a été élaboré. En plus de présenter une esthétique différente permettant de mieux se repérer dans une formation, celui-ci s’intègre plus naturellement dans la charte graphique de l’État. Un tableau de bord enrichi Afin de permettre aux agents de mieux naviguer dans leur tableau de bord, un certain nombre de fonctionnalités ont été développées, à savoir : - la possibilité d’épingler les formations pour les mettre en favoris, - une option pour afficher ou non les sessions de formation terminées, - une section intitulée « sessions archivées » en bas de page afin de retrouver l’ensemble des formations suivies et terminées. Fonctionnalités de montage vidéo De nouvelles fonctionnalités ont également été ajoutées à la plateforme Mentor Vidéo, basée sur le logiciel libre Peertube. Les formateurs et les concepteurs peuvent à présent ajouter un titre et un générique, ainsi que couper leurs vidéos au début ou à la fin grâce à l’outil « Studio ». Outil de « reporting » pour l’analyse de l’activité des agents Mentor s’est doté d’un outil permettant d’extraire des données statistiques (et anonymisées) mises à disposition sous la forme de tableaux de bord pour l’ensemble des ministères et des administrations partenaires. Ces tableaux de bord sont générés à partir de requêtes permettant d’obtenir des informations sur l’activité de formation des agents, à savoir des données socio-démographiques, des données relatives aux inscriptions et à l’achèvement des formations, et des données concernant les thématiques ou collections suivies. Ainsi, un ministère partenaire peut à la fois suivre la mobilisation de l’offre de formation par ses agents mais également obtenir des indicateurs concernant les formations qu’il propose sur son espace dédié. Les directions interministérielles, en tant que cheffe de file d’une collection, vont être en capacité d’obtenir des données sur la fréquentation des formations qu’elle propose ainsi que sur l’origine des agents qui les suivent. Pour s’assurer de la souveraineté numérique des applications de l’État, le logiciel DIGDASH édité par une entreprise française, a été installé sur le cloud interne NUBO, tout comme la plateforme Mentor. |
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| La feuille de route des développements à venir | |||||
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Mentor 2.0 Après bientôt deux années d’existence, la plateforme Mentor va évoluer vers une version 2.0 en intégrant notamment de nouvelles fonctionnalités de Moodle. Celle-ci tendra vers une expérience utilisateur améliorée, tout en garantissant une continuité de l’interface utilisateur. Enfin, cette nouvelle version renforcera également la sécurité. Son arrivée est prévue pour le début de l’été, fin juin - début juillet 2023. Interfaçage avec les systèmes d’information RH (SIRH) Le développement de l’interfaçage entre les SIRH des ministères et la plateforme Mentor, permettant d’inscrire et de suivre l’état de participation des agents à une formation, est toujours en cours. Un premier lot concernant les inscriptions est à la disposition des différents éditeurs depuis la fin de l’année 2022. Un deuxième lot concernant les participations sera proposé en octobre 2023. La plateforme Mentor sera alors totalement interopérable avec les systèmes d’information RH de ses partenaires. |
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| Mentor ouvert aux agents de 4 nouveaux ministères | |||||
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Depuis le début du mois de mars, deux nouvelles conventions ont été signées. L’une avec le ministère des Armées et l’autre avec la DGRH commune au ministère de l’Éducation Nationale et de la Jeunesse, au ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche et au ministère des Sports et des Jeux Olympiques. Ces conventions permettent l’ouverture de la plateforme Mentor et de l’accès à tous ses contenus pour l’ensemble des agents visés dans le périmètre. Au total, ce sont désormais 11 ministères, le service de la Première ministre et le conseil d’État qui sont concernés, soit un périmètre de plus de 700 000 agents sur les 2,5 millions concernés par la fonction publique d’État. À noter que 2023 sera, à plus d’un titre, l’année d’un élargissement de ce périmètre qui pourrait dépasser le million d’agents d’ici à la fin de l’année civile. A ce titre, plusieurs administrations ont soit manifesté, soit confirmé leur intérêt pour rejoindre le programme Mentor parmi lesquelles figurent la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), la Cour des Comptes, le Sénat, le Conseil Économique, Social et Environnemental (CESE) et la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Politique (HATVP). À noter également que des travaux sont en cours pour l’embarquement du ministère de l’Économie, des Finances de la Souveraineté Industrielle et Numérique et du ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères pour l’accès à Mentor pour leurs agents. 
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| Témoignage : déploiement de Mentor au Ministère de la Transition écologique | |||||
« Le pôle ministériel MTECT – MTE – Mer est engagé depuis de nombreuses années dans la formation ouverte à distance. L’utilisation de cette modalité de formation, complémentaire de l’offre globale proposée par notre pôle, a été renforcée ces dernières années dans le contexte de crise sanitaire que nous avons traversée. Rejoindre la communauté des acteurs Mentor en août 2022 répondait donc pleinement à l’ambition de soutenir et amplifier cette dynamique et de se saisir de nouvelles opportunités :
La particularité de notre pôle ministériel dans Mentor est aussi de porter la responsabilité du chef de filat (CGDD et DRH) de la collection « transition écologique et développement durable ». A ce titre, un accompagnement des porteurs de projets de formation sera pensé et une démarche particulière de design va être mise en place afin de structurer de manière optimale avec les parties prenantes cette collection qui devra permettre de répondre à l’un des objectifs phare du « schéma directeur de la formation professionnelle tout au long de la vie », à savoir, la formation de tous les agents publics au enjeux du développement durable. » Chantal PASEK – Cheffe de projet compétences-formation
Ministère de la Transition Écologique |
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| Témoignage : expérimentation de la formation « Travailler autrement : les astuces à connaître, les biais à éviter » à la DITP | |||||
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« La DITP vient de publier une nouvelle formation, « Travailler autrement : les astuces à connaître, les biais à éviter ». Celle-ci a pour objectif de faire découvrir et comprendre les limites naturelles de notre cerveau, et de proposer de nouvelles pratiques de travail plus efficaces. Destinée à tous les agents, elle s’appuie fortement sur les enseignements issus de la recherche en sciences cognitives et comportementales. Cette formation a fait l’objet, au printemps dernier, d’une expérimentation auprès d’un millier d’agents appartenant à 8 organisations différentes. Expérimenter suppose au préalable de définir ce que l’on attend de l’expérimentation, et donc mettre en place le dispositif d’évaluation adéquat, mais aussi être prêt, en conséquence, à modifier ce qui ressortira de l’évaluation. Ici, ce qui intéressait la DITP, c’était bien évidemment le fond, les contenus, mais aussi la forme, l’expérience-usager, et notamment la fluidité des parcours. La DITP a d’abord mis en place un dispositif d’écoute léger sous la forme d’un questionnaire très court (3 questions) à la fin de chaque module permettant de suivre « en direct » les réactions des utilisateurs. Nous avons également exploité les commentaires et questions des agents sur le forum. Il était aussi intéressant de suivre l’activité des premiers expérimentateurs pour vérifier qu’elle correspondait bien à ce qui était attendu et, dans le cas contraire, effectuer quelques relances ciblées auprès des organisations. Pour ça, l’exploitation des journaux d’activité a été très utile. La phase d’évaluation proprement dite doit être centrée sur ce qui est réellement utile à l’évaluateur, sans superflu. Ça peut être l’amélioration des connaissances sur un sujet donné (ici, le niveau de maîtrise de certains comportements) ou ce qui permettra de prendre des décisions (modification de contenu ou de présentation). À la fin de la période d’expérimentation, nous avons donc lancé un questionnaire afin de savoir comment la formation avait été utilisée (mesure du niveau d’engagement à chaque étape), comment elle avait été perçue (mesure de la satisfaction des agents et de la pertinence des contenus, et si elle pouvait initier des changements de comportements (perception de l’impact à travers les intentions de mise en pratique et l’adoption de nouveaux modes de travail). Un questionnaire Sphinx (3 questions) a également été adressé aux inscrits qui n’avaient réalisé aucun module. Des relances ciblées ont permis d’assurer une bonne diversité des retours (agents à forte/faible activité). Les réponses aux questionnaires et les données d’utilisation extraites de Mentor nous ont fait prendre conscience des changements à apporter : casser l’« effet liste » des modules par l’utilisation des formats « tiles » et « cards », insérer des fichiers de synthèse des messages-clés, ajouter un guide de l’utilisateur ou tout simplement modifier l’intitulé de la formation. » Vincent LAHUEC – Chef de projet innovation et accompagnement managérial
Direction interministérielle de la Fonction Publique |
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Directrice de la publication : Nathalie Colin - Rédacteur en chef : Yann-Gaël Jaffré Rédacteurs : Génaël Valet, Lionel Caylat, Sara Bécard, Ariane Attou, Mathilde Gensollen Partenaires : Ministère de l'Agriculture, Ministère de la Culture, Ministères Sociaux, RESP, IRA, PFRH |
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La lettre d'information Mentor est éditée par la Direction générale de l'administration et de la fonction publique, ministère de la transformation et de la fonction publiques. Conception et gestion : Aphania. Routage : logiciel Sympa. Copyright : ministère de la transformation et de la fonction publiques. Tous droits réservés. Conformément à la loi 78-17 du 6 janvier 1978 et au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Pour l'exercer, adressez-vous à la DGAFP : 139 rue de Bercy - 75012 Paris ou par courriel à contact-mentor@kiosque.bercy.gouv.fr. Les actualités et informations publiées ne constituent en aucun cas un avis juridique. Il appartient ainsi au lecteur de faire les vérifications utiles avant d'en faire usage. |
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