Le dossier de ce numéro 22 est consacré au recrutement dans les administrations et plus particulièrement à la nécessaire évolution des modes et pratiques. Nous vous présentons l'approche de quelques pays sur ce sujet et les démarches inspirantes qu'ils mettent en place.
Au-delà de l'actualité, vous découvrirez l'accord bien-être et motivation au travail de Peugeot ainsi que le projet pour une optimisation responsable des réunions dans le secteur public suédois.

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La rédaction de vision RH

 

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La question du recrutement est toujours plus récurrente dans le secteur public et il en est ainsi dans la grande majorité des pays. Tous sont amenés à relever les défis de l’attractivité ou de l’adéquation entre candidats et postes proposés.

Qu’ils utilisent le traditionnel concours (essentiellement en Espagne, en Grèce, en Irlande ou en Italie) ou privilégient des procédures de sélection sur dossier, qu’ils optent pour une organisation centralisée, mutualisée ou délocalisée, ils mettent tout en œuvre pour moderniser leur procédures.

Des démarches innovantes sont ainsi menées qu’il paraît intéressant d’observer au regard de chaque contexte national :

• en Allemagne, sur le site die-unverzichtbaren.de (les indispensables), un module de recherche permet d’identifier des métiers en indiquant ses priorités. En complément, 25 agents de tous secteurs ont été sélectionnés. Agissant tels des ambassadeurs, Ils présentent en détail leur parcours et leur motivation pour l’emploi qu’ils ont choisi d’exercer

• en Belgique, un affichage simultané en « mix-media »  a permis de dynamiser et donner plus de visibilité aux postes offerts. Ils sont publiés sur le site institutionnel mais aussi sur les réseaux sociaux, ainsi qu’au travers de bannières placées  sur les pages d’accueil des sites emplois / professionnels à très grande fréquentation. L’offre personnalisable peut inclure l’envoi de « job-mailings » à des publics-cibles.

• aux États-Unis, « Hiring managers » est une plateforme destinée aux managers. Elle se compose d’assistants virtuels à la description de poste, à la sélection des candidats et à la planification des effectifs. Elle leur donne les outils qui leur permettent de mieux cibler leurs besoins en personnel et organiser le travail de leurs équipes.

• en Italie, l’Administration a décidé de rationaliser l’organisation de ses concours (mutualisation obligatoire et présélection en ligne lorsque le nombre de candidats est trop important) et d’introduire des épreuves de professionnalisation (compétences numériques et tests d’aptitude à la résolution de situations) dont les résultats compteront autant que la partie académique.

• aux Pays-Bas, l’accent a été mis sur l’évolution des personnels. Un référentiel unique des compétences et de l’évaluation vise à faciliter le travail des recruteurs. L’objectif est d’éviter les situations d’inadaptation et de pouvoir les corriger le cas échéant. Une application en est la déclinaison et permet de faire des projections de carrière.

• au Royaume-Uni, le Civil Service a mis en place les « Success Profiles ». Ce nouveau mode de sélection privilégie les compétences comportementales et la reconnaissance de l’acquis professionnel. Un changement qui doit permettre de limiter le nombre de profils « généralistes » au profit de spécialistes dont l’expérience les rendra plus à même d’assurer les grands projets de réforme.

Une initiative a été prise récemment par la Finlande. Le centre national de services RH (Palkeet) a constitué une cellule d’experts spécialistes en recrutement. Ils interviennent en accompagnement auprès des administrations lorsqu’elles n’ont pas les compétences requises, voire les ressources suffisantes en interne. Mais l’objectif est surtout que les services gagnent progressivement en autonomie. Les conseillers proposent pour cela des formations sur les nouvelles techniques de recrutement et sur les moyens de modéliser les procédures selon les profils et/ou les métiers en utilisant des innovations telles que l’intelligence artificielle et les sciences comportementales.

Faire certifier son recrutement et obtenir une reconnaissance externe est une étape que certains pays (Belgique, Finlande, Royaume-Uni) franchissent aujourd’hui.

Trente après la réunification du pays, le nombre de services fédéraux implantés à l’est est encore largement minoritaire. Dans le cadre d’un plan de soutien aux régions économiquement plus faibles, le Gouvernement a annoncé l’implantation de plusieurs administrations de l’État.  Les fonctionnaires concernés auront toutefois le droit de rester sur leur résidence ce qui devra permettre de transférer les emplois devenus vacants.

Les conseillers en organisation des trois fonctions publiques ont constitué un réseau professionnel régional afin de mettre en commun les pratiques et expériences menées dans leurs champs d’action respectifs. Même si les périmètres de leurs missions différent encore, il s’agit d’une approche territoriale qui permet de mutualiser au sein d’un même bassin d’emploi et doit contribuer à la mobilité entre les versants.

Une formation qualifiante en innovation de la fonction publique a été élaborée conjointement par la DRH de l’État, l’institut national de formation (IPA) et l’université d’Irlande. En maîtrisant les techniques de la pensée créative pour la mettre au service de leur organisation et des problèmes qu'elle cherche à résoudre, les diplômés de ce programme unique qui se déroule sur une année deviendront des acteurs de référence.

Jusqu’à présent les personnels de l’administration fédérale qui avaient quitté le secteur public ne pouvaient être réembauchés à un niveau de rémunération supérieur au dernier perçu, et ce quelle que soit la durée de l’interruption. Cette situation est aujourd’hui vécue comme un sérieux frein à l’attractivité. Une nouvelle disposition permet désormais de prendre en compte l’expérience acquise dans le secteur privé.

L’administration fédérale s’est dotée d’un réseau de coaches internes : Lumen.  Grâce à des conventions signées avec leurs employeurs, des collaborateurs sélectionnés reçoivent une formation certifiante. À l’issue de celle-ci, ils s’engagent à intervenir à la demande, auprès des services partenaires, pour des prestations (individuelles ou collectives) d’accompagnement professionnel ou de développement de compétences.

Développer l’innovation et le leadership par un programme de mentorat axé sur ces deux thématiques, telle est la stratégie mise en place par l’opérateur national de formation (INA).  Le dispositif vise à mettre en en relation les agents publics volontaires avec des professionnels expérimentés, issus de différents secteurs d'activité, en vue d'acquérir de nouvelles connaissances et de renforcer les capacités individuelles.

Pour aider les administrations nationales à mettre en œuvre la recommandation sur l’égalité femmes/hommes dans la vie publique (2015), l’OCDE a élaboré une boite à outils. Elle présente des listes de mesures efficaces et prioritaires pour accroître la présence des femmes dans tous les domaines et des questionnaires d’autoévaluation pour permettre aux institutions d’exercer un suivi systématique sur leurs actions.

Intégrés dans la filière professionnelle nouvellement créée des emplois liés à la sécurité de l’administration, les métiers du numérique proposent des perspectives d’évolution élargies. Cette ouverture à des parcours de carrière construits à la fois sur des équivalences de compétences et sur des passerelles entre les différents domaines d’activité doit permettre aux agents d’accéder à plus de mobilité.

Conformément aux dispositions de la loi Madia qui instituait la corrélation entre performance collective des services et évaluation individuelle des agents, mais aussi obligation de transparence envers le public, un site va collecter l’ensemble de ces données. Tout en garantissant la protection des données personnelles saisies par les services RH, il permettra d’afficher les résultats obtenus au sein de chaque administration.

La décision vient d’être confirmée par la plus haute juridiction administrative du pays. Les fonctionnaires sont autorisés - quelle que soit la quotité de travail effectuée - à exercer une activité secondaire rémunérée dans le secteur privé si celle-ci n’entre pas dans le cadre des incompatibilités fixées par la loi de 2012 et dans la mesure où la rémunération n’excède pas 30 % du revenu annuel perçu en qualité d’agent public.

Afin d’encourager les seniors à poursuivre leur activité le plus longuement possible et dans les meilleures conditions, notamment depuis la mise en œuvre de la nouvelle loi sur les retraites, des mesures ont été négociées avec les syndicats. Elles seront réservées aux personnes de plus de 50 ans (semaine de congé supplémentaire, possibilité de fractionnement, adaptation des conditions de travail, garantie de maintien de poste).

Une alternative au travail depuis le domicile sans toutefois se rendre à son bureau quand celui-ci est éloigné peut être la solution des espaces partagés. Avec le projet GotravailGC, l’administration fédérale a aménagé dix sites (cinq dans la région capitale et cinq dans les grandes agglomérations du pays). Ils sont équipés de différents modules, permettant le travail individuel ou collaboratif, l’organisation de réunions, sans oublier la convivialité.

Il est le fruit de dix-huit mois de négociations entre la direction et les partenaires sociaux. Répondant à une demande de plusieurs organisations syndicales, cet accord - innovant par le large périmètre de mesures qu’il contient - a été  élaboré en co-construction, permettant à chacune des parties prenantes de défendre ses intérêts.

Portant sur l’organisation du travail pour les effectifs du tertiaire, de la recherche et développement et des sites industriels, il s’applique en France, mais l’ambition est de le rendre viable dans les différentes régions du monde où le groupe est implanté.

Le constructeur automobile français s’engage sur 32 mesures concrètes (dont 23 sont applicables immédiatement¹). Elles s’orientent autour de trois axes :

• apporter de la sérénité en offrant des conditions de travail propices au bien-être,

• développer l’autonomie des salariés et faire évoluer les pratiques managériales, en formant notamment à l’encadrement à distance,

• favoriser l’expression individuelle en développant les démarches participatives et en encourageant l’utilisation d’outils collaboratifs.

Un accord qui, fort de sa globalité, se veut être plus efficace pour agir à long terme sur l’ensemble des leviers communs à  l’équilibre personnel et à l’engagement professionnel .


¹ Les neuf autres mesures seront précisées dans des groupes de travail mis en place après la signature

Ces dernières années, la Suède a déployé les services centraux de son administration sur l’ensemble de son territoire. Les sièges de nombreuses agences gouvernementales sont aujourd’hui situés dans d’autres villes que la capitale, distantes parfois de plusieurs centaines de kilomètres.

Si l’objectif est avant tout de rééquilibrer l’activité économique dans les régions, ce choix aurait pu faire augmenter tant les dépenses que le niveau d’émissions néfastes pour le climat qu’engendrent les déplacements professionnels.

Pour en limiter les effets et parvenir à un profond changement dans les organisations, le pays a lancé à l’échelon national un plan ambitieux de réunions virtuelles : le projet REMM¹

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Elaborée par le ministère des Transports (Trafikverket), cette méthodologie en dix étapes a d’abord été testée dans vingt administrations pendant quatre ans avant d’être déployée progressivement au vu de premiers résultats très encourageants au-delà de l’aspect financier :

• les émissions de CO₂ (moyenne par agent) ont diminué de 10 % alors qu’ils ont augmenté de 9 % sur la même période dans les autres services),

• un déplacement sur trois a été supprimé au profit de la participation à une réunion numérique. L’évaluation a montré que dans  un tiers des cas le temps gagné a contribué à l’amélioration de l’équilibre des temps de vie par la suppression de dépassements horaires,

Aujourd’hui, les 188 services de de l’Etat utilisent REMM (tout recours à une réunion en présentiel doit être fortement argumenté). Avec un taux d’utilisation de 60 %, le niveau d’émissions a pu être réduit de 25 %.

La particularité de la méthode réside dans les outils donnés aux utilisateurs :

• une grille d’analyse pour choisir l’outil le plus adapté à chaque besoin et optimiser la réunion,

• une aide à la prise en main par les organisateurs qui permet de s’affranchir des contraintes techniques,

• une comparaison simplifiée grâce à un simulateur en ligne, afin de sensibiliser tous les acteurs sur les facteurs temps, émissions et coûts.

Fort de son succès, le projet a convaincu les collectivités territoriales (comtés, municipalités et villes) qui viennent de lancer leur propre initiative « REDI ».

A l’échelle mondiale, les Nations unies ont choisi de s’en inspirer.

¹ « Resfria Möten i Myndigheter », réunions sans voyages dans les administrations publiques.