Avec REMM, le secteur public suédois fait un grand pas en optimisant ses réunions

Ces dernières années, la Suède a déployé les services centraux de son administration sur l’ensemble de son territoire. Les sièges de nombreuses agences gouvernementales sont aujourd’hui situés dans d’autres villes que la capitale, distantes parfois de plusieurs centaines de kilomètres.

Si l’objectif est avant tout de rééquilibrer l’activité économique dans les régions, ce choix aurait pu faire augmenter tant les dépenses que le niveau d’émissions néfastes pour le climat qu’engendrent les déplacements professionnels.

Pour en limiter les effets et parvenir à un profond changement dans les organisations, le pays a lancé à l’échelon national un plan ambitieux de réunions virtuelles : le projet REMM¹

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Elaborée par le ministère des Transports (Trafikverket), cette méthodologie en dix étapes a d’abord été testée dans vingt administrations pendant quatre ans avant d’être déployée progressivement au vu de premiers résultats très encourageants au-delà de l’aspect financier :

• les émissions de CO₂ (moyenne par agent) ont diminué de 10 % alors qu’ils ont augmenté de 9 % sur la même période dans les autres services),

• un déplacement sur trois a été supprimé au profit de la participation à une réunion numérique. L’évaluation a montré que dans  un tiers des cas le temps gagné a contribué à l’amélioration de l’équilibre des temps de vie par la suppression de dépassements horaires,

Aujourd’hui, les 188 services de de l’Etat utilisent REMM (tout recours à une réunion en présentiel doit être fortement argumenté). Avec un taux d’utilisation de 60 %, le niveau d’émissions a pu être réduit de 25 %.

La particularité de la méthode réside dans les outils donnés aux utilisateurs :

• une grille d’analyse pour choisir l’outil le plus adapté à chaque besoin et optimiser la réunion,

• une aide à la prise en main par les organisateurs qui permet de s’affranchir des contraintes techniques,

• une comparaison simplifiée grâce à un simulateur en ligne, afin de sensibiliser tous les acteurs sur les facteurs temps, émissions et coûts.

Fort de son succès, le projet a convaincu les collectivités territoriales (comtés, municipalités et villes) qui viennent de lancer leur propre initiative « REDI ».

A l’échelle mondiale, les Nations unies ont choisi de s’en inspirer.

¹ « Resfria Möten i Myndigheter », réunions sans voyages dans les administrations publiques.