Planifier la relève, la priorité dans la gestion des effectifs fédéraux américains

Selon la dernière étude démographique en date sur les personnels de l’administration fédérale, 29 % des fonctionnaires américains ont plus de 55 ans, un chiffre qui a augmenté de 11 points en 20 ans. Ils sont même 18 % à remplir les conditions d’éligibilité pour faire valoir leur droit à la retraite.

Répondant à une enquête, 61 % des cadres supérieurs avaient déclaré début 2018 que la relève n'avait été pas planifiée avant leur départ et 56 % qu’ils n’y avaient pas été associés.

Cette situation d’urgence a conduit l’OPM (1) – le bureau fédéral en charge de la politique RH – à prendre des mesures pour organiser de façon efficace et méthodique l’indispensable transfert des savoirs.

Le projet « Workforce & succession planning » a alors été mis en place pour aider les ministères et agences à éviter toute rupture de compétence dans le remplacement de leurs effectifs.

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Une équipe dédiée propose une offre de services parfaitement intégrée dans la stratégie RH globale de développement et de recrutement. Elle commence par une évaluation des risques, qui est le préalable à une planification individualisée. Les conseillers vont ainsi anticiper les difficultés liées au départ programmé tant de dirigeants que de collaborateurs clés, et ce à tous les niveaux de l'organisation.

Pour élaborer et hiérarchiser les « profils de relève », ils vont utiliser plusieurs outils et notamment la matrice 9 box (2), qui aide à la détection de talents en analysant conjointement le potentiel et la performance.

De nombreux points sont passés en revue lors des entretiens menés auprès des titulaires en poste (existence d’une documentation sur les fonctions exercées, recueil des prérequis et/ou formations à suivre), mais aussi des services RH (état de préparation de la structure y compris sur le plan budgétaire, opportunités et modalités de passation de relais à un successeur afin de garantir la continuité).

À l’issue de cette prestation, un rapport détaillé est remis. En s’appuyant sur des « tableaux de profondeur » et des « fiches d’analyse rapide », Il effectue des recommandations portant à la fois sur l’évaluation et le positionnement des personnels en interne, mais aussi sur les choix argumentés de recrutements externes le cas échéant.

En capitalisant sur l’expérience acquise au cours des missions qu’il a réalisées, OPM a diffusé un guide de procédures et d’accompagnement visant à rendre les services plus autonomes dans leur gestion prévisionnelle de la relève.

¹ Office of Personal Management.
² Concept développé par McKinsey pour la priorisation des investissements dans l’industrie. La communauté RH l’a adopté pour classifier le talent des ressources en remplaçant les deux axes par la performance et le potentiel.