Agir en « mode projet », une opportunité à saisir pour le renouveau des administrations

Conséquence directe de l’évolution des missions de service public mais aussi nécessité de mieux prendre en compte les attentes et besoins des citoyens dans des contextes  fortement contraints, l’organisation en mode projet se dessine au sein de l’Administration. Les services doivent réussir à concilier structures hiérarchiques et équipes transverses afin de les mettre au bénéfice de l’efficacité.

Quelques pays, à l’instar de la France, initient des démarches en ce sens, n’hésitant pas à repenser méthodes de travail et gestion des RH. Même si leur approche est parfois différente (car elle est souvent en lien étroit avec le statut des personnels concernés), toutes visent le même objectif : gagner en flexibilité, souplesse et réactivité.

Le Danemark figure parmi les précurseurs de ce modèle d’organisation. Pendant plusieurs années, son laboratoire d’innovation (le MindLab) a accompagné les administrations nationales, régionales et locales dans la constitution d’équipes pluridisciplinaires. Depuis fin 2018, toutes les directions disposent de l’outil Teamunivers qui permet une identification claire de la composition des équipes projet et des défis à relever, pour faire le choix de la solution organisationnelle la plus adaptée.

En Irlande, le récent programme de rénovation de la Fonction publique a créé un Service d’appui et de conseil à la gestion de projets (PMLAS). Il anime un réseau de 200 directeurs fonctionnels qui bénéficient d’une large autonomie et de ressources propres (dont de nouveaux emplois sur contrats de mission). Un guide de bonnes pratiques et une boite à outils sont mis en ligne sur un portail dédié.

Grâce à son initiative « Agents libres », le Canada se constitue progressivement un vivier permanent de fonctionnaires fédéraux disponibles exclusivement pour des missions limitées dans le temps. La Belgique propose, pour sa part, des offres ponctuelles dans le cadre de ses deux programmes « Special Federal Forces » et « Talent exchange ».

Plusieurs études ont montré que les nouvelles générations privilégient les organisations agiles au point d’en faire un critère majeur d’attractivité du secteur public. Certains pays saisissent cette opportunité et redéfinissent leurs emplois.

Au Royaume-Uni, le Civil Service a ouvert une filière spécifique (Project Delivery Profession) qui vise à flécher les recrutements. Elle comprend une formation interne, un service de mentorat, la validation des qualifications et un accompagnement professionnel personnalisé. Un accès direct à l’encadrement est également possible grâce à une déclinaison ad hoc du programme Fast Stream.

Il est important que les missions exercées dans le cadre d’un projet soient reconnues et valorisées au même titre que les activités habituelles.

Un choix qu’a fait l’Allemagne : l’agent public (contractuel ou titulaire) intégré dans une équipe projet bénéficie d’une prime à la condition d’exercer au sein de celle-ci une activité particulière et pour une durée limitée. Cette participation volontaire est également prise en compte dans les dispositifs de promotion interne.

Pays pionnier de l’administration numérique, l’Estonie encourage désormais fortement le recours à la mobilité fonctionnelle sur des projets (à tous les niveaux hiérarchiques), considérée comme « le meilleur moyen de monter en compétences ».

Enfin, l'Union européenne utilise le mode projet depuis plusieurs années au sein de ses institutions et a souhaité faire bénéficier l'ensemble des États membres de la méthodologie (PM2) qu'elle a élaborée dans une version plus complète. Elle intègre des éléments issus des meilleures pratiques et normes acceptées au niveau mondial.