Le dossier de ce numéro 23 est consacré à l'accompagnement des parcours professionnels et plus particulièrement à la forte valeur ajoutée des différentes actions menées. Nous vous présentons l'approche de quelques pays sur ce sujet et les démarches inspirantes qu'ils mettent en place.
Au-delà de l'actualité, vous découvrirez le dispositif Next Step sur la gestion des départs chez Mazars ainsi que les trois laboratoires d'innovation au service d'une nouvelle administration en Lettonie.

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La rédaction de vision RH

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Des carrières qui s’allongent en raison de l’âge de départ à la retraite et plus de mobilités liées à des promotions, restructurations ou reconversions, ce sont autant de facteurs qui placent l’accompagnement des parcours professionnels au cœur de la stratégie RH d’aujourd’hui.

Les administrations  nationales ont pris conscience de la nécessité de proposer des solutions adaptées pour répondre aux besoins croissants des agents, mais aussi des services.

À l’instar de la France, de nombreux pays ont recruté et formé des personnels à la mission de conseil en évolution professionnelle : en Autriche, en complément de la nouvelle bourse de l’emploi public, une cellule d’aide à la mobilité interne est à la disposition des personnels fédéraux. Elle gère une base de données des candidats à un changement de poste, qu’elle assiste dans leur démarche (création de profil, proposition de postes et d’entretiens). Elle assure la régulation des sous– et sureffectifs.

Parmi les outils pouvant être utilisés pour réaliser l’adéquation entre profils et postes, le répertoire de compétences reste l’élément central : en Finlande, l’Administration a fait évoluer son système de gestion des parcours professionnels et de la mobilité, en y intégrant un nouveau module. Skillful associe les compétences (à la fois personnelles et professionnelles) aux missions exercées sur les postes occupés. Une nouvelle fonctionnalité très demandée par les services, car elle facilite l'identification d’experts et de savoir-faire.

Se préparer au changement pour franchir de futures étapes dans de bonnes conditions n’est pas inné et requiert un investissement personnel non négligeable : en Belgique, les agents de l’administration fédérale peuvent bénéficier d’un dispositif au sein duquel des accompagnateurs de carrière qualifiés (regroupés au sein du réseau Talent Plus) dispensent des séances de coaching utilisant des techniques d’entretien innovantes, des exercices ou encore des questionnaires pour enrichir la réflexion.

Certains pays, comme le Royaume-Uni, ont opté pour la création de filières professionnelles évolutives (careers). Élaborées successivement sur le même modèle, elles couvrent aujourd’hui la quasi-totalité des secteurs et apportent de réelles perspectives tant en termes de progression de carrière que de mobilité fonctionnelle ou géographique. Les concepteurs ont modélisé les différentes possibilités d’évolution et un module en ligne fournit en détail les réponses à toutes les questions que se posent les agents.

Rendre chacun acteur de son parcours en tenant compte des événements qui le jalonneront et lui donner les clés pour y parvenir, c’est le choix fait par les Pays-Bas qui ont mis en place deux mesures visant à stimuler un intérêt récurrent :

• des ateliers collectifs préparent les agents qui souhaitent effectuer une mobilité. Quatre thèmes sont proposés : constituer son réseau professionnel, mettre en valeur son profil de candidat, présenter sa structure en s'appuyant sur sa marque employeur et communiquer efficacement au sein d’un service,

• un nouveau système intégré de GRH a  été mis en place, dans lequel la structure des postes et la procédure d’évaluation ont été redéfinis conjointement. La gestion des parcours professionnels est fluidifiée grâce à une application qui permet, en toute autonomie, de réaliser des simulations.

Face à l’allongement de la vie active, quelques pays prennent les devants et élaborent des programmes spécifiques pour les personnes qui abordent la seconde partie de leur carrière. En Suède, une offre de services (ateliers interactifs et équipe RH dédiée) adaptés aux besoins des intéressés vise à prévenir tout risque d’obsolescence des compétences, voire d’usure professionnelle et en Suisse l’administration fédérale s'engage à rester un employeur attrayant en proposant un modèle d'aménagement (entretien prospectif en vue d’une possible évolution des missions).

La ministre en charge de la Fonction publique a annoncé un plan de réforme qui vise en premier lieu à combler les postes vacants et à accélérer le remplacement des nombreux agents qui vont partir en retraite. Il s’organise autour de 4 axes : rénovation du statut, mesures pour l‘égalité, intensification du télétravail, nouveaux plans de formation et recrutement de talents (les critères d’accès à l’emploi public vont être revus).

Prendre en compte la durée du congé pour aidant proche au titre des périodes prises en compte pour la retraite, telle est la mesure dont vont pouvoir bénéficier les fonctionnaires fédéraux. Ce temps qu’ils consacrent au quotidien d‘un proche - victime d’une réduction d’autonomie et qui a besoin d’une assistance continue - est désormais considéré comme une poursuite de la carrière et comptabilisé comme tel.

Un programme d’évaluation des impacts de l’intelligence artificielle sur les domaines que sont le travail, l’innovation, la productivité et les compétences vient d’être lancé par l’organisation internationale. Son objectif est d’accompagner les  administrations dans la gestion de la transition en veillant à une utilisation responsable et centrée sur l‘homme des processus d‘automatisation pour améliorer le bien-être individuel et sociétal.

En déconstruisant de façon pédagogique les idées préconçues que se font certains citoyens sur l’emploi dans le secteur public, le service qui mutualise les recrutements au niveau national veut encourager plus de personnes à postuler. Sur son portail, il a ouvert une série dans laquelle des réponses concrètes sont apportées aux questions posées. Celles-ci concernent les conditions d’accès, le processus de sélection, les diplômes requis.

L’administration fédérale veut améliorer ses processus de recrutement. La qualification doit devenir prioritaire par rapport au diplôme détenu. Une opération pilote est menée actuellement dans plusieurs agences gouvernementales. Des « sélectionneurs de talents » externes accompagnent les services en les aidant à s’affranchir de certains schémas, mais aussi à détecter plus facilement le candidat en adéquation avec le profil recherché.

« Qualifica Digitalis » est un projet initié par le Conseil stratégique des TIC en partenariat avec deux instituts de recherche spécialisés (FOKUS et FöV). Son objectif est d'identifier les compétences - et les moyens de les promouvoir - que les personnels des services communaux, régionaux et fédéraux doivent posséder, et ce à tous les niveaux hiérarchiques, pour réussir à façonner la transformation numérique de l'administration.

VALTIO-JOKO est le nouveau programme élaboré par l’opérateur national de formation (HAUS) à destination des cadres dirigeants de l’administration. Il est axé sur les dernières tendances en matière de réseautage et de collaboration. Conseillés par des experts, les participants sont invités à concevoir des projets en commun, en travaillant sur  des processus de codéveloppement et en introduisant de nouvelles méthodes de facilitation.

Avec 56,1 % de femmes qui occupent des postes de direction dans le secteur public, le pays est aujourd’hui en tête sur le continent européen (où la moyenne est de 41,9 %). Depuis plusieurs années, il a fait de la parité une priorité et montre que le maintien d’une répartition équilibrée reste possible - même en abandonnant la règle des quotas qu’il avait mise en place dans un premier temps - et ce, en proposant des mécanismes adaptés.

Communiquer avec 5 000 agents répartis sur un grand nombre de sites d’un territoire très étendu peut être l’occasion de repenser le moyen que l’on utilise, voire de le faire évoluer. Le Conseil départemental a ainsi mis en place un podcast. Chaque mois, il part à la rencontre des différents métiers exercés. Une manière de faire connaître le travail de chacun et de donner la parole aux agents éloignés du siège.

Une majorité des emplois du Civil Service est encore implantée dans l’agglomération londonienne. Le Gouvernement a présenté son vaste plan de relocalisation « Places to Growth », qui va concerner 22 500 fonctionnaires d’ici à 2030. À terme, tous les ministères sont concernés. L’agence en charge de l’immobilier de la Couronne prépare les nouvelles implantations qui seront réparties sur les 11 principales villes du pays.

Avec le déploiement du travail à distance et des modes d‘organisation alternatifs consécutifs à l‘adoption de la directive « Lavore agile », la Fonction publique se dote d‘un outil lui permettant de collecter les données et en suivre l‘évolution en temps réel. Accessible à tous, les documents et normes de référence y seront publiés, ainsi que des outils et indications sur les meilleures méthodes pour adopter et mettre en œuvre des solutions intelligentes.

Syndicats et administration négocient actuellement un « programme de soutien et de mieux-être des employés (PSME) ». Les dispositions portent sur une meilleure prise en charge pour une absence en cas de longue maladie (suppression de jours de carence et jusqu’à vingt-six semaines rémunérées à taux plein) et doivent compléter le système actuel dans lequel les agents acquièrent des droits à congé de maladie au fur et à mesure de leur ancienneté.

C’est un sujet encore peu abordé, voire même souvent tabou : le départ – souhaité ou non – d’un collaborateur ne fait pas l’objet d’une attention particulière au-delà des procédures administratives ou légales.

Les entreprises prennent aujourd’hui conscience des impacts qu’il s’agisse de la continuité du service, mais aussi de l’image véhiculée.

Mazars, premier groupe français d’audit et de conseil, présent à l’échelle mondiale¹, a choisi d’en faire une force en créant le dispositif « Next Step » :

• dès que le départ est envisagé (jusqu’à 18 mois avant la date prévisionnelle), l’employé bénéficie d’un premier entretien strictement confidentiel avec un responsable RH,

• l’entreprise s’engage de son côté à rechercher des postes correspondants au profil et une demande officielle est transmise au recruteur potentiel une fois le choix arrêté par les deux parties,

• si l’embauche se concrétise, le collaborateur est « détaché » pendant une période test de 3 mois. S’il s’avère concluant, l’entreprise renonce au délai de préavis.

Une initiative qui présente déjà plusieurs atouts :  une réelle aide à la décision pour les collaborateurs à qui cela permet de réussir la transition entre les postes, un levier important pour le développement de réseaux professionnels et la création de partenariats innovants et, pour les recruteurs, une sécurité dans la qualification des profils, un raccourcissement significatif des délais et un moyen de faciliter l’intégration.

¹ Le groupe emploie 23 000 personnes et est présent dans 89 pays.

Fin 2017, l’État balte a entrepris une profonde réforme de son secteur public : redéfinition des missions, réaménagement des effectifs,  introduction de nouvelles méthodes de travail constituaient le cœur de cette évolution majeure.

Sous l’appellation #GovLabLatvia, trois laboratoires d’innovation ont été mis en place, une première en Europe sur un tel périmètre. Chacun a travaillé sur une thématique correspondant à un axe de la réforme, en relation étroite avec les deux autres :

• simplifier les processus pour créer une nouvelle approche visant à minimiser et à alléger la charge administrative,

• renforcer l'image et la réputation de l’Administration pour proposer des solutions reposant sur les meilleures pratiques mondiales d'intégration des valeurs,

• gérer stratégiquement les ressources humaines pour créer un cadre de gestion novateur du capital humain, prenant exemple sur des exemples réussis du secteur privé.

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Les laboratoires ont permis de développer au total 16 prototypes de solutions (dont 8 traitent directement de sujets RH). L'un d’entre eux, piloté par le ministère de l’Économie et intitulé « les fonctionnaires observant les dirigeants d'entreprise », a déjà été déployé et permet aux agents publics de mieux appréhender le fonctionnement quotidien de l’entreprise..

Cette démarche voit des dirigeants proposer une réalisation qu’ils ont initiée ou un problème auquel ils sont confrontés et inviter un homologue d’un service de l’État, sélectionné pour une immersion. La première phase a réuni 35 entreprises et 98 fonctionnaires.

Parallèlement à la philosophie et à la méthodologie de la pensée conceptuelle, les travaux utilisent les principes du développement dynamique (Agile) ou de l'approche itérative (les solutions ne sont pas créées dans le but de tout résoudre à la fois, mais progressivement), et suit le modèle du LEAN (privilégiant l'amélioration continue et l'élimination des activités inutiles).

Des lignes directrices ont été élaborées pour aider tous ceux qui, travaillant pour une administration centrale ou locale, se soucient de la qualité des services publics et souhaitent apporter des améliorations en développant les meilleurs solutions.

En mai 2019, un hackathon  a été organisé à Riga au cours duquel 22 participants ont conçu un prototype visant à mettre en œuvre la recommandation de l'OCDE¹ sur le leadership et les capacités dans l'administration publique.

#GovLabLatvia est une des initiatives phares du programme gouvernemental ExCeL (Excellent for the Centenary of Latvia), consacré au 100^e anniversaire de la fondation du pays.

¹ La Lettonie est le 35^e pays membre de l’OCDE, depuis le 1^er juillet 2016.