La préfecture d’Ile-de-France a accueilli, le 31 janvier dernier, un atelier avec une dizaine d’agents nouvellement arrivés en poste, et issus de multiples services. L’objectif ? Imaginer les missions que pourrait prendre en charge le Welcome Manager.

Le format était un atelier créatif utilisant la méthode du parcours usager. Il s’agit de comprendre, de manière chronologique, les principaux irritants rencontrés par les agents avant, au moment et durant les 100 premiers jours de leur prise de fonction.

Cet atelier a constitué en 3 activités :

• identification des bonnes et mauvaises expériences RH vécues par les nouveaux arrivants
• en réponse à ces mauvaises expériences, création de solutions pour alimenter le kit du Welcome Manager.

En se fondant sur les expériences racontées par les participants, trois groupes ont été créés. Ils ont travaillé sur :

• l’accueil, l’information et l’intégration,
• la formation (à la prise de poste),
• l’accompagnement social et professionnel.

Plusieurs solutions inventives ont été élaborées pour répondre à chacune de ces questions.

Pour l’accueil, l’information et l’intégration :

• une fiche-réflexe, à destination des managers, listant toutes les actions à prévoir pour assurer l’accueil du nouvel arrivant : logistique, kit d’accueil, envoi d’un e-mail de bienvenue, information du service,…
• un système d’alertes et de notifications à destination du BRH et des managers pour s’assurant que toutes ces actions ont bien été réalisées
• des rendez-vous conviviaux (par exemple des petit-déjeuners) entre nouveaux arrivants pour socialiser et échanger sur leurs expériences

Pour la formation :

• un pôle interministériel pour centraliser les besoins de formation et délivrer une offre de formation standardisée
• Un guide sur « l’Etat déconcentré/ la préfecture pour les novices »
• Des temps dédiés par le Welcome Manager afin de recenser les besoins des nouveaux arrivants

Pour l’accompagnement social et professionnel : 

• Des supports d’information sur l’action sociale mis à disposition sur l’intranet, notamment des présentations des dispositifs et témoignages de bénéficiaires
• Une vidéo humoristique sur « les erreurs à ne pas commettre » à destination des managers, diffusée la semaine avant l’arrivée
• Un événement « speed-dating » avec la GRH et l’action sociale, y compris la formation, pour présenter et personnaliser l’offre de services.

 

La mission du Welcome Manager est désormais précisée. Il sera l’interface entre les nouveaux arrivants et les différents interlocuteurs (BRH, managers, DSAF), recensera leurs besoins, et sera coordonnateur de la création et diffusion de ces outils.

La Fabrique RH ressort ravie de cet atelier qui a permis de lancer le beau projet du Welcome Manager ! Sa feuille de route est désormais claire, et les outils seront prototypés au printemps.