Un accompagnement dédié aux TPE et aux maîtres d’œuvre pour répondre à leurs obligations de transmissions des factures et demandes de paiement sur chorus pro

Paru dans le N°268 - 28 février 2019
Commande publique

La loi impose progressivement aux titulaires de marchés publics conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics d’envoyer les factures par voie électronique. Depuis le 1er janvier 2019, les PME sont tenues, comme les grandes entreprises, les personnes publiques, et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), de transmettre leurs factures de façon dématérialisée, via Chorus pro, mis à disposition gratuitement par l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE). Pour les TPE, cette obligation sera applicable à partir du 1er janvier 2020.

Dans les marchés de maitrise d’œuvre (MOE), même en l’absence de mention spécifique sur l’intervention du MOE dans Chorus pro, celui-ci est nécessairement tenu de récupérer les demandes de paiement des entreprises dans Chorus pro et de les déposer, avec son visa, dans ce circuit dématérialisé, sous peine de ne pas permettre le traitement des factures et d’être tenu pour responsable du non-respect des délais de paiement qui en résulterait.

Les maîtres d’ouvrage (MOA) ont intérêt, pour plus de clarté, à modifier les marchés de maîtrise d’œuvre pour prévoir cette intervention, lorsque cela n’est pas prévu dans le contrat initial. Il est fortement conseillé de prévoir cette intervention dans les nouveaux contrats.

Dans le cadre de la validation des décomptes mensuels et finaux prévue à l’article 13 du CCAG travaux, les actions du MOE sur Chorus pro vis-à-vis du MOA (l’acheteur) et du fournisseur (l’entreprise titulaire du marché) restent simples :
  • Etape 1 : Ouvrir un compte. Pour des raisons de simplicité, c’est le même compte que le MOE utilise (ou devra utiliser à partir de 2020 s’il est une très petite entreprise TPE) en tant que prestataire pour la transmission de ses propres factures. L’ouverture d’un compte lui permet d’être informé par une notification automatique de toutes les demandes de paiement qu’il doit traiter.
  • Etape 2 : Récupérer les projets de décompte mensuels, transmis par le fournisseur. Le délai de paiement court à compter de la réception de la demande de paiement par le MOE telle qu’elle est horodatée par Chorus pro.
  • Etape 3 : Envoyer au MOA, l’état d’acompte mensuel, qu’il a élaboré. Cette transmission via Chorus pro avertit en même temps le titulaire du marché que l’état d’acompte a été transmis au MOA et permet ainsi au MOE de respecter son obligation d’information du titulaire, telle que prévue par le CCAG travaux.
  • Etape 4 : En fin de marché, réceptionner le projet de décompte final envoyé par le titulaire, le valider.
  • Etape 5 : Transmettre au MOA le projet de décompte général.
Plusieurs solutions d’accompagnement sur-mesure sont proposées sur le site d’information « Communauté Chorus pro » : une documentation utilisateur dédiée à chaque acteurs : TPE, MOE … ; des tutoriels (MOE- gestion des factures de travaux…)(1) ; des formations mensuelles gratuites en ligne (webinaires), un accompagnement personnalisé pour les entreprises qui le souhaitent.

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