Créé il y a un peu plus d'un an, le Service des achats de l'État a engagé, avec les responsables ministériels achats, 
une profonde transformation de la politique achat dans les administrations de l'État. Dans le contexte de difficultés budgétaires que connaît notre pays, cette transformation doit permettre aux administrations de réduire leurs dépenses sans remettre en cause l'exercice de leurs missions.
Depuis un an, un travail important a été réalisé et je souhaite souligner le caractère interministériel de cette démarche :
- le Comité des achats réunit tous les mois les responsables ministériels pour préparer les décisions ;
- le Conseil d'orientation, composé de personnalités issues d'horizons variés, a tenu séance pour la première fois en février 2010 ;
- les missions régionales achat, placées auprès des préfets de région, sont en place et vont permettre de donner à la réforme un meilleur ancrage territorial ;
- une démarche innovante a été engagée, avec le programme Calypso, pour identifier les actions génératrices de gains et y associer un grand nombre d'acteurs ;
- des outils et des méthodes, destinés notamment à mesurer les gains, à mieux hiérarchiser les efforts et à les concentrer sur les plus forts enjeux, ont été mis au point et mutualisés dans l'ensemble des ministères ;
- enfin, un travail important a, enfin, été effectué pour promouvoir des objectifs de développement responsable et durable, conformément à la circulaire du Premier Ministre du 3 décembre 2008.
Ces initiatives ont permis d'identifier des actions de progrès pour un potentiel d'environ 500 M€ (actions déjà engagées ou actions identifiées à l'issue de la première vague du programme Calypso). Cette démarche doit être poursuivie et intensifiée, pour atteindre au minimum l'objectif de 1 Md€ sur le périmètre de 10 Md€ d'achats courants et doit être étendue à tous les types d'achats de l'État, ainsi qu'aux achats des opérateurs, comme cela a été entrepris depuis la fin de 2009.
La professionnalisation des acheteurs, qui place l'économique au centre de l'acte d'achat, doit constituer une démarche « gagnant-gagnant » : elle permettra aux administrations, nécessairement confrontées à des baisses de crédits, de dégager les marges de manœuvres budgétaires qui leur sont indispensables.
Cette politique est également l'occasion de faire progresser l'achat public dans plusieurs directions :
- Développer un achat durable, environnemental et socialement responsable. Les bases de cette politique ont été posées : il faut maintenant la traduire dans tous les processus d'achat.
- Favoriser l'accès des PME à la commande publique. La professionnalisation des achats a parfois, à tort, été assimilée à une massification des marchés au niveau national. Il convient, là aussi, de progresser, notamment au travers des missions régionales achat, pour que les PME, qui partagent l'objectif de maîtrise des dépenses, puissent y prendre toute leur place.
- Grâce à la professionnalisation, permettre de faire progresser significativement la dématérialisation des échanges avec les entreprises et au sein de l'administration, dans les procédures de gestion des marchés. Le SAE maîtrise l'un des outils de la dématérialisation, la place de marché interministérielle www.marches-publics.gouv.fr, apprécié des utilisateurs de l'administration comme des entreprises. Là encore, il faut aller plus loin pour supprimer le papier et gagner en productivité.
Un travail important a été accompli depuis un an, à la fois par les personnels du SAE et l'ensemble des personnels chargés des achats dans les différents ministères. De bonnes bases ont été posées. Il s'agit maintenant, dans un environnement budgétaire encore plus contraint, de les développer et d'engager ainsi les administrations de l'État et les opérateurs, dans une dynamique de progrès qui doit les placer au niveau des meilleurs.
Optimiser l'achat public, tel est désormais le mot d'ordre. La massification des achats n'est pas la seule réponse. D'autres leviers d'économie existent souvent plus faciles à mettre en oeuvre et ils n'impliquent pas perte de temps ou baisse de qualité, bien au contraire. Revue de détail.
1. Standardiser les achats, exemple de la bureautique
La standardisation des achats a pour objectif de limiter le choix des utilisateurs aux produits les plus attractifs en termes de rapport qualité-prix. Comment bâtir sa stratégie ? La première étape est primordiale : il faut se mettre d'accord sur les besoins. Il s'agit ensuite de choisir de viser « le cœur de marché », en l'occurrence un matériel aux « caractéristiques standards », c'est à dire sans « surpréconisation ». C'est la démarche, adoptée dès 2004, par les ministères financiers, dont le « catalogue » comprend aujourd'hui un PC, un écran et trois portables (dont un ultraportable). Elle est mise en œuvre de façon analogue par le ministère de l'Éducation nationale pour la plaque interministérielle(1) et par le Mindef. Résultat ? Un bilan très positif, puisque ce système a permis d'obtenir des baisses significatives de prix et une homogénéisation des parcs informatiques qui simplifie les procédures d'installation.
2. Mobilier : tendre vers le « juste besoin »
L'évolution des méthodes de travail, de la bureautique et de la surface des bureaux a conduit les acheteurs à redéfinir le « juste besoin » en matière de mobilier. Bureau isolé ou partagé ? Surface au sol restreinte ou étendue ? Déménagement fréquent ? Travail collaboratif ou pas ? Autant de questions à se poser et qui conduisent, dans la plupart des cas, à privilégier les « plans de bureaux droits », un mobilier facilement démontable ou un revêtement résistant. A noter que la possibilité d'ajuster les pieds de bureau en hauteur n'est plus considérée comme une surqualification, car la population grandit ! Pour rédiger le cahier des charges, n'oubliez pas de suivre le segment économique des fournisseurs : techniques nouvelles, machines utilisées et savoir-faire. Attention, un meuble qui ne se fait plus peut entraîner une surqualification.
3. Travaux immobiliers : négocier
Les acheteurs privés, qui bénéficient d'une liberté d'action importante et d'un environnement juridique plus restreint, sont rompus à la pratique de la négociation à l'inverse de certains acheteurs publics. L'article 28 du Code des marchés publics (tel que modifié par le décret n° 2008-1355) permet au pouvoir adjudicateur de recourir à la négociation dans le cadre de la procédure adaptée pour des opérations d'achats travaux dont le montant est inférieur à 4,8 M€. Mais rares sont les cas où les documents de la consultation prévoient sa mise en œuvre. Une analyse détaillée des prix unitaires des différents fournisseurs avec les prix moyens et les prix objectifs de la maitrise d'œuvre permet de détecter des prix élevés qui peuvent faire l'objet d'une négociation. L'expérience montre que l'utilisation de ce levier achat permet d'obtenir des gains achats significatifs, entre 5 et 20 %.
4. Impression : raisonner en coût complet
Pour calculer le prix d'une machine à café, il ne faut pas oublier celui des « dosettes ». Pour les solutions d'impression, il faut prendre en compte celui des consommables. Faisons le calcul(2) : l'impression de 1 000 pages revient à 150 € pour une imprimante (achat du matériel + coût des consommables) et à 15 € pour un copieur (achat du matériel + coût de la copie). Choisir un matériel moins cher n'est pas suffisant. Calypso 1 a confirmé que l'achat le plus « économique » est celui d'un copieur multifonctions avec un contrat de coût à la page. Précurseur dans la démarche, le ministère des Affaires étrangères a appliqué cette stratégie d'achat sur son nouveau site, rue de la Convention, à Paris. « What else ? »
5. Suivi des fournisseurs : maîtriser la performance
La revue de contrat permet de réaliser un suivi « performance » de chaque fournisseur. C'est la démarche adoptée avec succès par l'Ugap pour les achats papier. En juin 2009, l'Ugap analyse ses statistiques et identifie que l'un de ses fournisseurs ne satisfait pas à la valeur cible fixée pour le taux de livraison. Dans les quatre jours, elle lui adresse un courrier de mise en demeure. Une semaine plus tard, une réunion « revue de contrat » est organisée :
- Constat : la gestion des approvisionnements des entrepôts réalisée au fil de l'eau entraîne des ruptures de stocks, d'où des retards d'approvisionnement et des surcoûts (transports d'urgence, achat de papier hors contrat...) ;
- Dès l'identification du dysfonctionnement, les niveaux de stock minimum des qualités de papier commandées par l'État sont augmentés dans les entrepôts.
- Environ dix jours plus tard, la solution était opérationnelle. « Un mois, chrono ! »
| Accompagner les prescripteurs dans l'acte d'achat
A la SNCF, les achats de travaux bâtiment représentent un segment stratégique d'environ 200 M€ d'investissement chaque année pour la seule région Ile-de-France. Soit à peu près 120 actes d'achat supérieurs à 150 k€, pour un gain de 25 M€ de performance achat (en comparaison aux budgets alloués pour les opérations). Ce bon résultat est le fruit d'un travail collaboratif entre des prescripteurs et des acheteurs, initiés très en amont, dès l'émergence d'un nouveau projet, à l'acte d'achat. En pratique, chaque équipe projet intègre un acheteur projet pour identifier les différents leviers qui contribuent à optimiser l'achat (allotissement, planning, critères d'attribution, alternatives et variantes techniques...). |
Quels sont les leviers traditionnels d'économies d'achat au niveau local ?
Bien identifier qualitativement et quantitativement les besoins. Quand on réussit à traduire cette exigence en termes de prescription, elle se transforme en une véritable arme anti-gaspi. Limiter le risque juridique est également primordial. On évite ainsi les recours contentieux et leur cortège d'incertitudes et de perte de temps. Mais attention à ne pas confondre levier d'économie et objectif final !
Quels sont les pistes de progrès en matière de professionnalisation des achats ?
« Pour faire un bon achat, il faut y consacrer du temps ». Cette remarque m'a été faite à l'occasion d'un benchmark dans le service achat d'une grande entreprise publique. Pour y parvenir, une seule solution : l'action collective, la mutualisation. Il faut également s'appuyer sur une bonne connaissance de l'état de l'offre, sans cesse évolutive. Cela permet de mieux s'adapter à la demande des grands acheteurs, tout en tenant compte des mutations de la technique.
Quel sera votre rôle dans la recherche de la meilleure performance achat ?
Fédérer, faire adhérer les services prescripteurs à l'objectif commun de « dépenser mieux en dépensant moins ». Il s'agit d'une logique d'intelligence collective et, dans ce cadre, la mission régionale a un rôle de facilitateur à jouer auprès des services acheteurs. Elle doit en particulier les aider à trouver des solutions d'achat qui intègrent la préoccupation économique. Par ailleurs, en tant que composante locale du SAE, elle participe d'un schéma d'aide à la réflexion et à la décision, en faisant remonter les sujétions de terrain rencontrées par les prescripteurs.
Les logiciels libres sont-ils une alternative crédible aux solutions propriétaires ? Quels sont les enjeux techniques et financiers pour les administrations ? Comment gérer au mieux « l'open source » et en tirer les bénéfices ? Quelles bonnes pratiques et enseignements peut-on tirer de nos expériences ? C'est sur ces questions qu'ont planché soixante-quinze informaticiens, réunis en séminaire, le 28 mai, à l'initiative de Denis Oddoux, ancien leader de l'équipage « Logiciels » dans Calypso, et Hervé Le Du, responsable du domaine informatique au SAE. Objectif : faire émerger les meilleures pratiques, mettre en réseau et sensibiliser ces utilisateurs potentiels.
Les débats ont commencé le matin par une série de témoignages d'utilisateurs convaincus. Le MEEDDM, l'Intérieur, l'Éducation nationale, la Gendarmerie nationale, l'Assemblée nationale, la Culture se sont succédé à la tribune pour présenter leurs expériences en matière de bureautique ou d'infrastructure des systèmes d'information. Ces témoignages, concrets et nourris (nombre d'utilisateurs, économies réalisées...), ont permis de mettre en avant tout ce que les logiciels libres peuvent apporter, mais aussi le choix des bons projets, la mise en œuvre adaptée, le(s) support(s) approprié(s) :
- « le format du libre et de l'accès au code redonnent de la liberté concurrentielle » ;
- « la migration vers du libre n'est pas plus coûteuse que la montée de version d'un logiciel propriétaire » ;
- « en matière bureautique, elle constitue l'occasion de soutenir les agents dans une démarche de meilleure productivité » ;
- « l'emploi du logiciel libre se traduit par des baisses sensibles et récurrentes des budgets informatiques en coûts de licence et de support, les conditions de support étant en outre bien plus favorables que celles proposées par les éditeurs » ;
- « il faut encore renforcer les coopérations interministérielles qui existent déjà » ;
- « les administrations doivent travailler en réseau, notamment pour adopter unanimement les bonnes pratiques de contractualisation et mutualiser certaines expertises ».
Dans l'après-midi, les ateliers de travail ont débouché sur une dizaine de préconisations, centrées, pour l'essentiel, sur un volontarisme accru de l'État, mais également sur l'élaboration de solutions mutualisées, en matière de marché de support notamment. Bilan très positif donc pour une journée qui a permis la mise en réseau d'expertises et le partage des bonnes pratiques.
Rendez-vous le 28 juin prochain pour une présentation des enseignements tirés de la manifestation.
9. Réunion « Archivage marchés publics PMI »
10. Comité de pilotage PMI
11. Réunion « Archivage marchés publics PMI »
15. Restitution Calypso vague 2 (Bercy)
18. GT(1) interministériel Facturation électronique
18. Réunion « Archivage marchés publics PMI »
21. Journée des opérateurs de l'État
21-22. Forum « Dématérialisation PME » à Enstat - partenariat RCP
22. Restitution Calypso vague 2 - équipage immobilier Nord Pas-de-Calais (Lille)
23. Comité des achats
23. GT(1) Guide achat du GEM DD « Achat de produits, matériel et prestations d'entretien des espaces verts »
24. GT(1) mise en conformité « Référentiel général de sécurité des systèmes d'information »
25. Réunion des correspondants communication
28. Deuxième rencontre SAE/DSI des ministères
28. GT(1) Développement durable de la CGPME
28-29. Formation sensibilisation aux fondamentaux économiques de l'achat (IGPDE)
29. Réunion nationale des facilitateurs (Alliance Villes Emploi)
29. Réunion des correspondants achats responsables
30. Restitution Calypso vague 2 - équipage immobilier PACA (Marseille)
1. Session 2 formation « Acheteurs leaders » (IGPDE)
1. GT(1) ergonomie « Cinématique de mise en ligne AAPC » - Messagerie sécurisée
1. Atelier de l'OEAP sur les clauses sociales - Mise à jour du guide
7-8. Session 1 formation « Acheteurs principaux » (IGPDE)
8. Restitution Calypso vague 2 - Équipage immobilier Rhône-Alpes (Lyon)
8. Assemblée constitutive de l'association « Observatoire des achats responsables »
21. Comité des achats
15. GT(1) Afnor sur l'ISO 26000 appliqué aux achats
Coût complet = coût d'acquisition + coût de mise en œuvre + coût d'usage + coûts associés + coûts de recyclage
Prendre en compte des éléments liés au coût complet permet d'élargir les possibilités de gains achats. Il faut toutefois demeurer pragmatique : il n'est pas besoin de calculer le coût complet de façon fine pour prendre en compte certains aspects significatifs.
Exemple : meilleur agencement des salles informatiques + arrêt de certains composants -> gain lié à l'énergie consommée de 1,3 M€, sur une dépense de 8 M€ (Finances).
Quelle est la place du service achat dans votre établissement ?
CG. Créé en 2004, le service des marchés publics du Cned évolue vers un service des achats à part entière, le SACned. Les personnels, qui ont, pour l'essentiel, un profil de rédacteur juriste, ont vu leurs missions s'élargir et se transformer pour s'adapter au métier d'acheteur. Ce qui, en soi, est une petite révolution. L'autre nouveauté est d'ordre stratégique. Le SACned vise la réduction des coûts de fonctionnement par une rationalisation des pratiques d'achat. Il a notamment un rôle clé à jouer dans le cadre du Plan d'Etablissement Exemplaire, qui consacre une large place à la dimension environnementale et sociale de l'achat.
VG. Intégrée à la Direction des finances (DFI), la Direction déléguée aux achats (DDA) du CNRS assure une mission de coordination des achats passés par ses 19 délégations régionales et ses 1 250 unités de recherche qui lui sont rattachées. Un poids considérable ! Il faut savoir en effet que les achats du CNRS représentent environ 20 % du budget de l'établissement, soit près de 650 millions d'euros. Dans ce cadre, la DDA a pour mission de formuler les propositions relatives à la politique d'achat de l'établissement(2), de participer à son élaboration et à sa mise en œuvre, d'assurer la passation et l'exécution des marchés publics nationaux, d'accompagner et de contrôler la déconcentration et la coordination des achats.
Quelles sont vos priorités ?
CG. Elles se résument à trois mots : efficacité, efficience et économie(s). L'objectif est de réaliser des marchés à moindre coût, tout en assurant une performance économique plus importante. Un autre objectif est de disposer d'un service réactif, à l'écoute des directions métiers techniques, exerçant une veille technologique sur les produits existants et ayant une connaissance certaine du marché fournisseur. Le challenge consiste à mettre en œuvre les leviers juridiques et économiques qui concourent à l'optimisation de l'achat public.
VG. Pour 2010, la DDA s'inscrira dans la conduite de nombreux projets de modernisation (AEL, Simbad, missions, téléphonie, flotte automobile, achats durables...). Pour autant, elle ne perd pas de vue ses priorités traditionnelles : réalisation d'économies d'échelles et optimisation des achats, garantie de la sécurité juridique, modernisation des processus d'achats (dématérialisation), promotion de l'achat durable.
Comment accélérer la professionnalisation des achats ?
CG. Il faut partager les expériences, mutualiser les pratiques afin d'être plus efficace plus rapidement, mais, au-delà, s'appuyer sur des groupements de commande déjà constitués et ayant réalisé des marchés performants. Ce peut être un groupement de commandes entre opérateurs, l'adossement aux marchés des Services achats ministériels, ou encore le recours à l'Ugap. Le Cned s'est, par exemple, tourné vers l'Ugap pour la maintenance de ses ascenseurs, ce qui lui a permis de réaliser des économies substantielles
VG. Former les acheteurs est primordial : cela signifie favoriser leur professionnalisation non seulement en matière économique, mais également juridique. Il faut également garantir aux responsables achat régionaux un statut de type ingénieur, et valorisant leur métier, notamment par des conditions de recrutement plus attractives. Il faut enfin effectuer une veille réglementaire et jurisprudentielle constante et diffuser l'information stratégique aux acteurs de l'achat.
C'est, en M€, le montant des commandes de véhicules passé à l'Ugap en 2009. Soit 22 000 véhicules (deux roues, véhicules légers, utilitaires, industriels et spéciaux).
C'est en % le nombre de marchés attribués aux PME par l'Ugap en 2009.
C'est le nombre de références éco-responsables proposées par l'Ugap.
Quel est votre parcours professionnel ?
LB. J'ai appris mon métier d'acheteur dans la grande distribution (Intermarché et Leclerc). J'ai ensuite œuvré au service achats du Centre hospitalier universitaire (CHU) de Limoges. J'étais chargé de la mise en place des achats groupés régionaux pour 53 établissements (spécialités pharmaceutiques, dispositifs médicaux stériles, alimentation, fournitures de bureau, carburants, consommables informatiques, linge, produits diététiques, conditionneuse de médicaments). J'avais également pour mission de coordonner, en collaboration avec l'équipe du CHU, un appel d'offres national pour l'ensemble des CHU et grands centres hospitaliers(1). Depuis mai dernier, je suis chef de mission achat de la région Limousin.
En quoi consiste votre travail ?
LB. Mon rôle est d'aider à la mutualisation et l'expression des besoins des services déconcentrés de l'État de la région Limousin. J'assure également le déploiement et le suivi des marchés ministériels et interministériels au niveau régional et local. Entre également dans mon champ de compétence le pilotage des procédures de marchés régionaux. La création d'un réseau d'acheteurs des services de l'État permettra de partager les bonnes pratiques et de professionnaliser le travail des acheteurs.
Qu'est-ce qui vous plaît dans ce métier ?
LB. On peut résumer cela en trois mots : partage, remise en cause, nouveauté. Partager les expériences avec les autres acheteurs permet d'améliorer ses propres compétences. C'est aussi une force pour la négociation avec les fournisseurs. La réalisation d'une étude de marché nécessite de faire preuve d'ouverture d'esprit et d'être capable de développer une approche différente pour chaque segment d'achat. Chaque jour apporte son lot de dossiers et de rencontres : c'est un véritable remède contre l'ennui !
Avez-vous un projet de carrière ?
LB. Après avoir travaillé dans le privé, puis dans le milieu hospitalier, je souhaite m'investir dans ce poste interministériel. Par la suite, en fonction des opportunités au sein du SAE (ou des challenges qui se présenteront), je m'inscrirai dans un nouveau projet. Aujourd'hui, j'ai surtout envie de m'investir en tant que formateur dans de la « formation action », pas suffisamment mise en avant dans le secteur public.
Quel est votre loisir favori ?
LB. Je pratique la « marche active » et la randonnée. Sur le plan culturel, je suis un membre d'un comité de jumelage (Espagne / Allemagne). Je participe chaque mardi à des conversations en langue allemande. Lecture et cinéma rythment les autres soirées.
- Prestations d'optimisation des dépenses de télécommunications : notification prévue fin juin
- Fourniture d'infrastructures de stockage et prestations associées : remise des offres le 30 juin
- Fourniture de solutions d'impression (copieurs et imprimantes) : notification prévue juillet 2010
- Marchés contrôles et vérifications réglementaires (septembre)
A la suite de la vague 1 Calypso de 2009, une vingtaine d'actions prioritaires ont été retenues par le Comité des achats pour un potentiel de gains évalué à 260 M€ d'ici trois ans. Segments concernés : affranchissement, assurances, gardiennage et surveillance, impressions, infrastructures, logiciels, prestations intellectuelles, réseaux, services informatiques et solutions d'impression. Pour chacun d'entre eux, une équipe segment a été constituée. Elle est composée d'un acheteur ou d'un prescripteur par ministère et est animée par un acheteur « leader ».
Ces équipes interministérielles sont chargées, pour leur segment d'achat :
- de mettre en place un groupe projet, dont le pilotage est confié à un des ministères représentés pour chaque opportunité identifiée ;
- d'identifier de nouvelles opportunités de gains ;
- de faciliter les échanges de bonnes pratiques ;
- de développer un réseau d'appuis et de relais dans les ministères.
Pour accompagner les acheteurs « leaders » dans ce nouveau rôle, des sessions de formation sont organisées tous les trois mois (leadership, délégation, communication, management fonctionnel...) et un point de suivi des travaux est réalisé chaque semaine avec le responsable de programme.
Il s'appelle Impact, pour Instrument de mesure de la performance achats. Disponible depuis le 5 février dernier, ce nouveau logiciel permet d'intégrer les données relatives à tous les projets achats en cours et à venir (accord-cadre, marché, action de progrès) et de visualiser les gains associés, au sein d'un véritable tableau de bord « achat ».
Mise en place pour la première fois en 2008, la cartographie interministérielle est élaborée par le SAE à partir des données comptables issues des différents systèmes (Accord, NDL et maintenant Chorus). Ces données (plus de 10 millions de lignes collectées) sont contrôlées, retraitées et organisées pour donner aux acheteurs et aux décideurs une vision claire des dépenses sur les différents segments d'achats définis dans la nomenclature interministérielle. Pour chaque segment d'achat, on peut ainsi connaître la dépense par ministère, par région, par direction. La cartographie fournit également une aide précieuse pour l'identification des principaux fournisseurs. Chacun peut ensuite retravailler et analyser ces données en fonction de ses besoins et questions.
